Философия современного офиса

   Организация пространства таким образом, чтобы оно стало удобным для работы каждого конкретного сотрудника — задача руководителя по эксплуатации и обеспечению жизнедеятельности компании. Грамотная планировка и размещение рабочих мест приводит к ускорению рабочих процессов и способствует самоидентификации сотрудников с компанией.

   Офисное пространство и его интерьер оказывают существенное влияние на восприятие имиджа компании. Поэтому из всех типов сооружений именно офисное здание претерпевает сегодня наибольшие изменения.

   Обратите внимание

   Каждый офис является комбинацией помещений, предназначенных для двух типов деятельности: для индивидуальной работы, требующей тишины и концентрации, и для коллективной, требующей общения. Основной сложностью в проектировании офисов является поиск равновесия между двумя этими видами деятельности и выявление того варианта планировки, который наиболее бы соответствовал профилю данной компании. Как правильно подобрать тип планировки, соответствующий роду деятельности вашей компании?

   При оборудовании офиса в процессе перепланировки существующего или строительстве нового помещения приходится сталкиваться с целым комплексом вопросов, связанных с его проектированием. Основное требование к офисному помещению — утилитарность, иначе говоря, пространство должно быть удобным для деятельности каждого из сотрудников, не затруднять коммуникации, но и не препятствовать индивидуальной работе. Каждый офис является комбинацией помещений, предназначенных для двух типов деятельности: для индивидуальной работы, требующей тишины и концентрации, и для коллективной, требующей общения. Основной сложностью в проектировании офисов является поиск равновесия между двумя этими видами деятельности, и выявление того варианта планировки, который наиболее бы соответствовал профилю данной компании. И для этого в проектировании офиса должны принимать участие не только архитекторы, дизайнеры и специалист-технолог, но и административные работники компании-заказчика.

   Организация офисного пространства

   Офис — искусственная среда, где люди проводят больше половины своей сознательной жизни. И хотя некоторые компании все еще продолжают экономить на офисном пространстве, большинство уже понимает, что среда оказывает сильное воздействие на производительность труда. Удовольствие от работы и рациональность оборудования рабочих мест становятся, таким образом, основными условиями охраны здоровья. В широком понимании эргономичность офисного пространства строится из различных элементов — от удобной клавиатуры до мер по контролю чистоты воздуха. Большое значение имеет и планировка помещений.

   Лучшим решением для сосредоточенной работы является отдельный кабинет, в то время как для общения больше подходит открытое пространство. Из взаимодействия этих крайностей и складывается план этажа. Основные из возможных решений — офис закрытого коридорного типа, единое общее пространство и комбинированный офис.

   Офис кабинетного типа

   Это традиционная схема планировки офиса, которая создает атмосферу уединения и спокойствия. В таких условиях практически невозможно реализовать коллективную работу, общение сотрудников затруднено, а использование пространства неэффективно. Такое пространственное решение подходит для компаний, разделенных на отделы, состоящие из небольшого количества людей. Сообщение между ними ограничено — изоляция важнее. Хотя в целом такой способ организации работы отходит в прошлое, тем не менее существуют и будут существовать процессы, требующие подобной степени уединения.

   Существует два вида офисов кабинетного типа. К первому виду относятся кабинеты для одного-двух человек. Для них характерным является максимальная уединенность, четкая пространственная организация, невозможность работы в команде и отсутствие гибкости. Ко второму типу относятся офисы, состоящие из комнат большой площади, рассчитанных на пребывание в них трех и более человек. При этом возникает определенный дух коллективизма, который, правда, распространяется только на небольшую группу людей. Одновременно могут возникать проблемы в отношениях с другими отделами компании.

   Открытое пространство

   Этот тип офиса подходит главным образом для быстрорастущих организаций и больших корпораций, когда большая часть сотрудников находится в одном помещении, разделенном мебельными перегородками.

   Эта схема появилась в результате дороговизны офисных площадей и необходимости частых перепланировок. Такие помещения были популярны в 1980-е годы, до начала широкого использования персональных компьютеров. Офис открытого типа характеризуется высоким духом коллективизма, отсутствием приватности, гибкостью плана и динамичным впечатлением. Но одновременно с этим присутствуют и такие недостатки, как плохая звуковая и зрительная изоляция рабочих мест.

   Разновидностью открытого пространства является групповой офис, где общее пространство делится невысокими перегородками на отдельные зоны. Интенсивное общение возможно только в пределах небольших групп, а для обмена информацией предлагаются общие зоны. В офисе такой планировки пространство используется с максимальной эффективностью и гибкостью, усиливается чувство принадлежности коллективу. Однако недостатком по-прежнему является недостаточная звукоизоляция.

   Комби-офис

   С начала 1990-х годов приобрели популярность офисы комбинированного типа, сочетающие в себе индивидуальные комнаты и единое офисное пространство.

   Индивидуальные и групповые комнаты отделяются прозрачными перегородками от центральных зон, предназначенных для общего пользования. Таким образом, сглаживается противоречие между стремлением сосредоточиться и потребностью в общении. Подобная планировка рабочих мест способствует развитию коллективизма, обеспечивает неплохую гибкость и изоляцию рабочих мест, выражает динамичность и ясность пространственной организации. На сегодняшний день это наиболее перспективный вид организации офисного пространства, обеспечивающий изоляцию рабочих мест и в то же время позволяющий поддерживать коммуникации внутри коллектива.

   Основные тенденции

   Каковы главные принципы, определяющие внешний вид офиса? Хотя эстетические соображения — неотъемлемая часть любого проектирования, красота не может быть главным определяющим фактором в дизайне рабочего помещения. Офис предназначен для определенных процессов, и если их невозможно полноценно осуществить, такой проект не может считаться удачным — каким бы прекрасным он ни казался.

   Пространство, которое мы создаем вокруг себя, так или иначе влияет затем на наше восприятие философии компании. Успешно выраженная в пространственных формах идеология компании приводит к более сильному эмоциональному сближению с ней сотрудников и посетителей, делает ее запоминающейся. Необычайно важно, чтобы те люди, которые половину своей жизни проводят в офисе, отождествляли себя с компанией, направлением ее деятельности и ее целями, чувствовали себя на рабочем месте как дома. Наглядная демонстрация корпоративной философии, ценностей и задач становится одним из факторов, определяющих успех организации. Эта цель достигается не только дизайнерскими средствами, но и рядом дополнительных факторов, составляющих целостную офисную среду.

   Планировка офиса

   Успешный проект офисного помещения во многом зависит от грамотно составленного задания на проектирование. Помимо всего прочего в этом задании определяется состав помещений. Из каких зон состоит современный офис? Прежде всего, это такие традиционные помещения, как собственно рабочие пространства, входная зона, комнаты переговоров и служебные помещения. Пристального внимания дизайнеров всегда удостаиваются так называемые представительские зоны — приемная, комнаты переговоров, кабинеты руководителей разных уровней.

   Рабочая зона

   Пространственное решение рабочих зон зависит от корпоративной культуры компании, от ее организационной структуры и возможностей конкретного здания. При планировке мы советуем не придерживаться какой-либо раз и навсегда выбранной схемы, а творчески подходить к решению вопросов, поставленных конкретной ситуацией.

   Стремление к повышению эффективности использования площадей и выработка новых методов работы привели к появлению новых рабочих зон в офисе. По статистике, до 40% персонала многих компаний единовременно находятся вне офиса. Особенно это характерно для компаний, работающих в сфере услуг. Таким образом, планирование офиса на основании учета общего количества сотрудников может привести к неэффeктивнoму использованию пространства. В подобной ситуации одно рабочее место могут использовать поочередно несколько сотрудников. Как вариант — можно выделить специальную зону, оснащенную всеми необходимыми техническими средствами. Любое свободное в настоящий момент место предоставляется сотруднику компании по требованию. При этом возможности современного телефонного оборудования позволяют сохранять за каждым человеком его личный телефонный номер, а вся необходимая документация будет храниться в мобильных шкафчиках, расположенных в специально отведенном месте.

   Согласно данным исследований, в современном бизнесе роль переговоров и принятие совместных решений постоянно возрастает. Поэтому компании заинтересованы в увеличении количества помещений для переговоров. По прогнозам, к 2005 году площадь переговорных зон должна будет составлять приблизительно 30% от всей площади офиса.

   Входная зона

   При проектировании входной зоны компании необходимо определить:
      1. Есть ли у компании ярко выраженная индивидуальность?
      2. Насколько сильно эта индивидуальность и корпоративная культура должны быть выражены в пространственных формах?
      3. Обращена ли компания наружу или, скорее, вовнутрь, сколько в ней бывает посетителей?

   При решении этих репрезентационных задач не следует забывать об удобстве людей, работающих или посещающих эту зону. Обычно здесь же располагается зона ожидания, гардероб для сотрудников и для клиентов. Полезным дополнением может служить информационная стойка, предоставляющая клиентам возможность ознакомиться со структурой и спецификой деятельности компании.

   Комнаты для переговоров

   Согласно данным исследований, в современном бизнесе роль переговоров и принятие совместных решений постоянно возрастает. Поэтому компании заинтересованы в увеличении количества помещений для переговоров. По прогнозам, к 2005 году площадь переговорных зон должна будет составлять приблизительно 30% от всей площади офиса. Переговорные могут также использоваться для проведения семинаров, тренингов и обучения персонала, что также играет немалую роль в формировании корпоративной культуры. Поэтому они могут быть оснащены оборудованием для презентаций.

   Также можно разместить в офисе зоны так называемого "кофиса", располагающие к неформальному общению с клиентом. Это нечто среднее между кафе и офисом, где за чашкой чая можно обсудить совместные планы. В отличие от столовой, где обедают сотрудники компании, "кофис" располагается в непосредственной близости от рабочих зон и оборудуется автоматом для приготовления кофе и других напитков.

   Хранение документации

   Несмотря на компьютеризацию офисной работы, многие компании хранят значительное количество бумажной документации. Для этого предусматриваются специальные зоны, а иногда отдельные помещения. Для более эффективного использования площади, отводимой для архивного хранения, может быть оборудована специальная система шкафов, состоящих из раздвижных элементов, которые легко передвигаются по рельсам. Если вес одной секции превышает определенную норму, шкаф снабжается специальным приводом. За счет меньшего количества требуемых проходов эффективность возрастает на 30%.

   Кабинет руководителя

   Стоит отметить, что статус кабинета руководителя постепенно меняется. Если раньше кабинет был призван подчеркивать высокое место руководителя в иерархии компании со всеми вытекающими отсюда последствиями, например затрудненным доступом к нему, то сейчас ситуация постепенно меняется. Современные тенденции управления организацией рассматривают руководителя как лидера команды профессионалов, объединенных одной целью, и требуют более гибкого руководства, а нередко и более близкого и непосредственного сотрудничества руководителя и его команды.

   Это приводит к "демократизации" кабинетов начальников. Такой подход находит свое отражение и в офисной планировке, и в отделке помещений.

   Процесс проектирования

   Проектирование офисной среды — многосторонний процесс. В него входит как проектирование целого здания, так и выделение конкретному сотруднику определенного рабочего места. Из-за технологической сложности нынешнего мира один архитектор или дизайнер уже не в состоянии быть специалистом во всех областях оборудования офисного пространства. В процессе его создания участвуют много людей различных профессий, и исход зависит от того, насколько ясно каждый из них понимает достоинства качественного офиса. Цель каждого из них — создать оптимальные условия для функционирования компании в течение всего времени использования офисного пространства.

   Процесс проектирования — всегда поиск равновесия между различными составляющими. С одной стороны, это требования заказчика по площади помещений, стандартам рабочих мест, организации хранения документов, административное устройство компании и ее техническое обеспечение. С другой — совершенно определенная форма здания, планировочная сетка, площадь этажей и их количество. Кроме того, существуют эстетические соображения, немаловажные для всего процесса проектирования, но их мы не будем здесь рассматривать, поскольку наша основная задача — представить взгляд на офис с точки зрения его функциональности. И конечно, при принятии любого решения существенным является вопрос стоимости, которая складывается из стоимости строительства и дальнейших эксплуатационных расходов.

   Офис — сложная система, в которой любой элемент влияет на эффективность работы компании. У каждого заказчика свое административное устройство, политика и другие идеологические особенности, влияющие на рабочие процессы. Задача проектировщика — найти в каждом случае наиболее подходящее решение, не превышая определенного бюджета. На макроуровне это решается посредством анализа требований заказчика, его организационной структуры, функциональных связей и выработкой оптимального планировочного решения. На микроуровне — проектированием эргономичных рабочих мест, подбором качественных отделок и удобного оборудования, созданием комфортной среды.